6 Ă©tapes pour organiser sa communication interne

organiser sa communication interne

L’Ă©pisode de podcast

Comme le disait Peter Drucker « le pape du management Â».

« La raison d’ĂȘtre d’une organisation est de permettre Ă  des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires. Â»

C’est exactement la mĂȘme chose pour la communication interne. Etre organisĂ© et structurĂ©, apportera des choses « extraordinaires » Ă  son entreprise. Non, non, je ne vous mens pas !

Dans l’épisode de cette semaine, je vous explique : 

👉 Pourquoi et comment organiser sa communication interne au sein de son entreprise, pour obtenir une communication fluide et dynamique.

1 – Pourquoi organiser sa communication interne ?

💡 Du temps, vous gagnerez.

Je ne vais pas vous mentir, il faut un investissement de dĂ©part, pour en rĂ©cupĂ©rer tous les bĂ©nĂ©fices ensuite. C’est un peu comme la Batch Cooking, on se met derriĂšre les fourneaux le dimanche aprĂšs-midi, pour en tirer les bĂ©nĂ©fices le reste de la semaine.

C’est exactement la mĂȘme chose pour votre com’. Il est important de bien mettre en place les basiques, de refaire le point sur l’actuel, de crĂ©er des process, pour en obtenir ensuite tous les bienfaits.

Je peux vous certifier que les heures passées à structurer votre communication interne, ne seront pas perdues.

Car une fois l’analyse rĂ©alisĂ©e et les process mis en place, vous n’aurez plus Ă  vous remettre dans un schĂ©ma de rĂ©flexion. Lorsque vous souhaiterez communiquer ou dĂ©velopper un projet, vous aurez tout simplement, qu’à reprendre les Ă©lĂ©ments de votre audit et Ă  adapter vos projets selon les retours, pour Ă  passer Ă  l’action.

💡Un message cohĂ©rent, vous apporterez Ă  vos collaborateurs.

👉 Structure = Process.

👉 Process = CohĂ©rence 

👉 CohĂ©rence = ComprĂ©hension

Vous suivez mon raisonnement ? Non ? Pas d’inquiĂ©tudes, je vous explique tout.

Avoir analysĂ© votre structure et mis en place des process au prĂ©alable ; vous permet de connaĂźtre votre « cible Â». De savoir Ă  qui exactement, vous vous adressez et comment le faire. Vous connaissez le ton Ă  employer, quels sont les supports prĂ©fĂ©rĂ©s de vos salariĂ©s et quels sont les sujets sensibles.

En bref, vous connaissez votre interlocuteur et votre structure sur le bout des doigts.

Ce savoir, vous apporte le sĂ©same magique, pour communiquer auprĂšs de vos collaborateurs au bon moment et de la meilleure maniĂšre qu’il soit ; en leur transmettant des informations cohĂ©rentes, pertinentes, afin que votre message soit le plus comprĂ©hensible auprĂšs de tous.

💡 Un gain d’énergie vous obtiendrez.

Des process mis en place, des collaborateurs qui comprennent instantanément le message, sont déjà deux raisons qui apporteront sérénité et productivité à votre structure.

2 – Comment organiser la communication interne au sein de ma structure ?

Pour y parvenir 6 Ă©tapes Ă  respecter :

1 – Faire un Ă©tat des lieux

👉 Pour prendre de la hauteur,
👉 Faire un point sur les attentes de vos collaborateurs, 
👉 Pour partir avec des bases solides,

Pour le réaliser, on le divise en deux.
Une partie oĂč l’on analyse « l’entreprise et son fonctionnement Â». Une seconde partie oĂč l’on analyse « les besoins des collaborateurs et leurs habitudes Â».

Plusieurs questions sont Ă  se poser :

Sur l’entreprise et son fonctionnement 

  • Quels outils sont dĂ©jĂ  mis en place ?
  • Quelle est la taille de ma structure ? Ai-je plusieurs sites ?
  • Quel est le budget allouĂ© Ă  la communication interne ?
  • Quelles informations communique-t-on ?
  • A quel rythme communique-t-on ?
  • Quels sont nos marronniers ? 
  • Qui s’occupe de notre communication interne ? Ai-je un service dĂ©diĂ© ?
  • Quels sont mes process ?
  • Quels sont nos projets ?
  • 


Sur les besoins et les habitudes des collaborateurs 

  • Quels sont leurs outils favoris ?
  • OĂč prennent ils leur pause ?
  • Les Ă©changes inter-service sont-ils existants ?
  • Quels sont les corps de mĂ©tiers existants ?
  • Sont ils impliquĂ©s dans la vie de l’entreprise ?
  • Quelles sont leurs attentes ?
  • 


💡 Quels outils utilisĂ©s ?  

  • L’audit : CentrĂ© sur l’entreprise, il permet d’analyser les ressources matĂ©rielles, les outils de communication dĂ©jĂ  en place, la structure en dĂ©finissant ses points forts et ses faiblesses.
  • Le sondage et l’interview : CentrĂ©s sur vos collaborateurs, ils permettent d’identifier leurs besoins. 

2 – ConnaĂźtre ses interlocuteurs

👉 Pour adapter sa communication aux collaborateurs,
👉 Pour Ă©laborer des actions efficaces,
👉Pour diffuser des messages clairs,
👉 Pour ne pas ĂȘtre Ă  cĂŽtĂ© de la plaque. 

Si vous avez respectĂ© l’étape prĂ©cĂ©dente, normalement vos collaborateurs n’ont plus de secret pour vous. Vous savez quand, comment et oĂč diffuser l’information auprĂšs de vos collaborateurs, pour qu’elle soit la plus pertinente possible et le mieux assimiler.

💡 Comment les connaütre ?

  • En rĂ©alisant un sondage, des interviews.
  • En prenant le temps d’échanger avec vos interlocuteurs, proposez leur un cafĂ© ☕

3 – Choisir les bons outils

👉 Pour optimiser la diffusion de vos messages,
👉 Pour ĂȘtre en phase avec les besoins de vos collaborateurs, 
👉 Pour une communication interne dynamique, 

Selon moi, il est prĂ©fĂ©rable d’avoir un outil qui tourne, que plusieurs bancales.

Choisir son / ses outil(s), dĂ©pendra de votre structure, des besoins de vos collaborateurs, de leurs habitudes et de votre budget. Attention Ă  l’objet brillant ! Un outil peut ĂȘtre « tendance Â» et ne pas vous correspondre. On Ă  pas tous les mĂȘmes besoins. 😉

L’importance est de trouver le/les outil(s) qui conviendra Ă  tous et qui sera utilisĂ©(s).

💡Comment faire le bon choix ? 
3 éléments à prendre en compte :

  • Les retours de votre sondage, qui vous indiquera les outils favoris de vos collaborateurs,
  • La configuration de votre entreprise ( A t’elle plusieurs sites ? – Tout le monde a-t-il accĂšs Ă  un poste informatique ?,
),
  • Votre budget.

4 – Faire un planning Ă©ditorial

👉 Pour mieux s’organiser,
👉 Pour ne rien oublier,
👉 Pour anticiper.

La crĂ©ation d’un planning Ă©ditorial, peut faire peur. Mais il vous assurera de ne rater aucune information importante et de ne pas se retrouver dĂ©passer par les projets. Il sera votre support de rĂ©fĂ©rence.

💡 Comment le construire ? 

  • En dĂ©terminant les marronniers (Ă©vĂ©nements rĂ©currents, fĂȘtes traditionnelles,
),
  • En dĂ©finissant la frĂ©quence de vos communications par support.
    Par ex : Diffuser la newsletter 1 fois par mois – Le journal interne 1 fois par trimestre.
  • En travaillant Ă©troitement avec le comitĂ© de direction afin de connaĂźtre les prochains sujets importants. 

5 – Avoir un budget

👉 Pour dĂ©terminer les actions Ă  mener,
👉 Pour Ă©viter les mauvaises surprises,
👉 Pour avoir une vue globale.

– Tiens Pierre, on va organiser un sĂ©minaire d’une semaine Ă  Ibiza, tu vas voir ça va ĂȘtre d’enfer !
– Non, mais Paul, tout ce que l’on peut se payer, c’est la salle des fĂȘtes !
Oh la douche froide !

Frustration, déception, perte de temps, 3 choses que nous souhaitons éviter.
DĂ©terminer son budget vous Ă©vitera de voir trop grand et de pouvoir adapter vos projets selon les possibilitĂ©s de l’entreprise.

💡Comment le dĂ©terminer ?
GĂ©nĂ©ralement, il est Ă©tabli pour une durĂ©e d’un an. Il dĂ©pendra des projets et des objectifs de l’entreprise. 

6 – Mesurer les retours

👉 Pour connaĂźtre les axes d’amĂ©liorations,
👉 Pour adapter toujours plus vos messages, vos Ă©vĂ©nements,
👉 Pour ne rater aucune information. 

💡 Comment ?
Tout simplement, en interrogeant vos collaborateurs pour connaĂźtre leur avis sur tel ou tel sujet. 

Vous avez respecter les 6 Ă©tapes ? Bravo !

Maintenant, vous savez : Quand communiquer ? Pour qui ? Pour quoi ? Combien ? Et comment répondre aux attentes de vos collaborateurs. 

Vos process vont pouvoir ĂȘtre crĂ©Ă©s, pour que dans les annĂ©es futures, vos Ă©vĂ©nements ou vos projets ce dĂ©roule comme sur des roulettes.
Vous pouvez dÚs à présent, déterminer vos objectifs, vos projets et y intégrer toutes les informations obtenues suite à vos analyses. 

Pour vous aider, je vous ai crĂ©Ă© un Template sur Notion (pour l’obtenir, envoyez moi un mail), il vous aidera Ă  structurer les projets de communication interne de votre entreprise.

J’espùre que ce podcast et cet article vous auront plu.
Je reste Ă  votre disposition pour de plus amples informations.

Angélique Nagels
Angélique Nagels

Pipelette à lunette, rémoise et passionnée par son métier, j'ai passé 5 ans derriÚre les bancs d'écoles de communication et 5 autres à travailler pour des PME. Aujourd'hui, je suis à votre disposition pour vous conseiller dans votre stratégie de communication. L'important pour moi, partager avec vous mon savoir-faire !

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