Les outils de communication interne 2/2

les outils de la communication interne

L’épisode de podcast

Pour faire suite à l’article précédent : les outils de communication interne partie 1.
Cette semaine, on attaque la seconde partie. Ce 5ème épisode de podcast de culture com et cet article, vous apporteront les clés nécessaires pour réaliser leur déploiement.

Ce podcast sera divisé en 3 partie : 

  • 1ère partie :  4 astuces pour bien choisir ses outils de communication interne.
  • 2nd partie :  Les étapes pour réaliser le déploiement de ses outils.
  • 3ème partie : Faire adhérer les nouveaux outils aux collaborateurs.


I – 4 astuces pour bien choisir ses outils de communication interne

Avant toute chose et de vouloir déployer ses outils de communication interne, 4 étapes sont à respecter pour que la mise en place de vos outils, se déroule parfaitement.

  1. Faire une analyse de sa communication interne
  2. Fixer des objectifs
  3. Lister les critères de votre outil idéal
  4. Comparer

Pour être certain de choisir les bons outils, d’ éviter de perdre du temps et de l’argent.

👉 1- Faire une analyse de sa communication interne
Pour ce faire, vous allez effectuer une analyse interne de votre entreprise, dans le but de comprendre la situation actuelle de votre communication interne et les besoins de vos collaborateurs. 

Pour y parvenir, plusieurs questions à vous poser : 

  • Quels sont les outils utilisés actuellement ? 
  • Quel bilan tire-t-on de leur utilisation ? 
  • Dans quelle mesure les collaborateurs les utilisent-ils ? 
  • Répondent-ils aux enjeux de communication interne identifiés ? 
  • Combien y a t’il de collaborateurs ? 
  • Il y a t’il plusieurs sites ? 
  • Travaillent-ils avec un ordinateur ?
  • Vos collaborateurs ont ils tous accès à un poste informatique ?
  • Combien il y a t’il de corps de métier ?

Vous l’aurez compris, vous devez connaître sur le bout des doigts : les besoins de vos collaborateurs, ainsi que de l’état actuel de votre communication interne.
Ainsi, vous pourrez développer des solutions adaptées à votre structure et à vos salariés. L’un des enjeux de la communication interne réside en particulier dans sa capacité à impliquer l’ensemble des collaborateurs.

L’importance dans cet exercice, est d’être honnête avec soi-même. Se mettre des oeillères, ne vous aidera pas à trouver une solution adéquate. Bien au contraire.

💡 Pour réaliser cette analyse, on effectue : 

  • Un audit, 
  • On met en place des questionnaires, des feedbacks pour ne rater aucunes informations !

Les informations collectées vous seront utiles, pour déterminer quels outils répondront au mieux aux besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs.

👉 2 – Fixer des objectifs 
Vous permettent d’apporter à vos collaborateurs un pourquoi (le but) et de répondre à une problématique spécifique.

Maintenant, que vous avez réalisé votre analyse et vous connaissez les besoins de votre structure. Il est temps de fixer des objectifs SMART. (Spécifique – Mesurable – Atteignable – Réaliste – Temporel ).

Exemple d’un objectif classique VS un objectif SMART :

Objectif classique
« Je souhaite lancer ma newsletter interne cette année. »

VS

Objectif SMART
“Je souhaite lancer ma newsletter le 1er septembre 2022, avec un taux d’écoute de 150 sur 300 collaborateurs.”

Pourquoi ?
Pour que votre projet puisse voir le jour, qu’il soit réalisable, concret et qu’il ne tombe pas en désuétude ! Combien de projet d’entreprise tombe à l’eau parce qu’il n’y a pas de deadline ou qu’on a eu les yeux plus gros que le ventre ? 

Prenez le temps de travailler cette étape, il sera ensuite plus simple pour vous de faire un choix parmi les outils qui s’offrent à vous.

Pour vous aider à les construire, c’est par ici.

👉 3- Lister les critères de votre outil de communication interne idéal 
Faire votre « liste de critères » , va vous permettre d’éviter de faire des erreurs et de partir vers un outils qui ne vous correspondra pas.

Pour illustrer mon propos, je vais prendre un exemple de la vie quotidienne.
Ne pas avoir fait une liste de critères, c’est comme faire ses courses sans liste. On erre dans le magasin sans réellement savoir ce que l’on veut vraiment.

Conclusion, on se retrouve avec tout et n’importe quoi dans le caddie ! C’est exactement la même chose pour vos outils.

Pour la réussir, 3 éléments à prendre en compte :
Le but : posez-vous la question de la finalité . 

  • Comment vais-je l’utiliser ? 
  • Est-ce vraiment cet outil dont j’ai besoin ?
  • Répond-il à mes attentes et à celles de mes collaborateurs ? 

💡Servez-vous de votre analyse pour répondre à ces questions.

Faites attention de ne pas tomber dans le piège de l’objet brillant. Beaucoup d’outils et d’offres sont sur le marché. Mais ce n’est pas parce qu’elles sont tendances, qu’elles vous correspondent.

Le coût
Parce qu’on est tous d’accord pour dire que l’argent, c’est le nerf de la guerre!  On sélectionne des outils qui rentrent dans notre budget, le but n’est pas de se mettre une épine dans le pied.

La difficulté de mise en place
Demandez-vous, si vous avez les compétences en interne pour le déploiement de l’outil.
Sinon, y a-t’il un support technique ou dois-je faire appel à une personne extérieure ?

Les réponses à ces questions, pourront faire basculer la balance vers un outil plus qu’un autre.
Pour terminer, n’hésitez pas à lister toutes les choses sur lesquelles vous ne souhaitez pas faire l’impasse !

💡 Petite astuce : Rédiger une check list de vos attentes, vos contraintes, … Ainsi, vous pourrez vérifier et valider chaque point important, pour sélectionner l’outil qui répondra au mieux à vos besoins.

👉 4 – Comparer
Comparer les solutions existantes, vous permettra de connaître toutes les possibilités qui s’offrent à vous, pour ne pas faire d’erreur.

Pour l’établir, on file regarder les commentaires, les tutos, etc. Pour bien s’imprégner des supports et déterminer celui qui conviendra la mieux à vos collaborateurs. De plus, si vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à demander une démo. Il n’y rien de plus concret pour découvrir l’outil.

Le but de cette démarche est de recueillir toutes les informations nécessaires pour choisir les outils adéquats pour votre communication interne. 

Maintenant, qu’on sait comment choisir ses outils de communication interne, place aux étapes pour réaliser leur déploiement.

II – Les étapes pour réaliser le déploiement de ses outils.

Mettre en place vos outils de communication interne, doit être avant tout une question humaine. Je ne cesserais de vous répéter que,

« Vos collaborateurs doivent être au coeur de votre stratégie»

Pour que la mise en place fonctionne, vous devez :

👉 Répondre à un besoin concret 
Votre analyse faite précédemment vous aidera à y parvenir. En répondant à un besoin concret, vos collaborateurs seront plus enclins à adhérer à l’outil. Car ils se sentiront écoutés et que vous aurez trouvé une solution efficace à une problématique.

👉 Etablir une stratégie
Va vous permettre de driver chacune des étapes et de gagner du temps.

Le but ici, est de connaître chaque étape du déploiement de l’outil, pour pouvoir adapter sa mise en place et ne pas perdre le fil. Pour l’établir, on s’aide de la méthode agile, on liste des points de contrôle, on fait un rétroplanning. Pour ne rater aucune étape.

👉 S’aider de la méthode Agile ! 
Non, la méthode Agile, n’est pas réservée qu’à la « Tech ». Cette technique, va vous permettre de procéder étape par étape et d’adapter l’outil à votre entreprise. 

Comment fonctionne la méthode Agile ?
Pour faire simple, une étape = une validation.
Si elle n’est pas validée, on modifie, on adapte et on reprend.

👉 Communiquer et Former
C’est le B.A.-BA pour faire adhérer vos collaborateurs à vos outils. Ce qui m’amène au dernier point.

III – Faire adhérer les outils de communication interne à ses collaborateurs.

👉 1- On demande leur avis
Grâce à la mise en place de groupe de projet, de brainstorming, de Think tank. Peu importe, le nom qu’on lui donne, l’idée est d’intégrer vos collaborateurs dans la mise en place de l’outil.
Afin de permettre aux salariés de s’exprimer, de participer et de communiquer sur les étapes du déploiement de l’outil.

👉 2- On communique
Encore et toujours plus autour du projet et de son avancée, pour instaurer un climat de confiance, une transparence sur les raisons de la mise en place de l’outil.
Pour ce faire, on utilise les supports de communication déjà existants et on met en place un suivi de projet via un tableau de bord.

👉 3- On forme
Vos collaborateurs ont un rôle essentiel à jouer. C’est pourquoi il sera primordiale des les informer qu’une formation leur sera proposée une fois que l’outil sera lancé.
Dans le but, de leur montrer que l’outil permettra de remonter des demandes vers la direction, de communiquer davantage et de partager de l’information.

En formant vos collaborateurs aux nouveaux outils, cela vous permettra de réduire les freins et susciter l’envie chez vos salariés.

Pour conclure, mettre en place un outil de communication revient en grande partie à trouver une solution technique pour répondre à un besoin précis de l’ensemble des collaborateurs.
Le choix de l’outil repose donc sur une méthodologie fine et sur une stratégie de communication interne préalablement définie. Il est aussi primordial de prévoir un plan d’action pour évangéliser les collaborateurs.

J’espère que ce podcast et cet article vous auront aidé.

Je reste à votre disposition pour de plus amples informations.

Angélique Nagels
Angélique Nagels

Pipelette à lunette, rémoise et passionnée par son métier, j'ai passé 5 ans derrière les bancs d'écoles de communication et 5 autres à travailler pour des PME. Aujourd'hui, je suis à votre disposition pour vous conseiller dans votre stratégie de communication. L'important pour moi, partager avec vous mon savoir-faire !

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