Les outils de communication interne 1/2

les outils de communication interne

L’épisode de podcast

Avoir une stratégie de communication interne, sans outil, c’est un peu comme une raclette sans fromage. Il manque quelque chose.

Vos outils de communication interne, sont au service de votre stratégie et de vos objectifs. C’est pourquoi, il est primordial pour votre entreprise, d’avoir toutes les clés en main pour bien les choisir, afin d’éviter une perte de temps et d’argent pour votre structure.

” Vous ne pouvez pas ordonner la productivité, vous devez fournir les outils pour permettre aux gens de devenir meilleurs.”
Steve Jobs

Dans ce 4ème épisode de podcast et le prochain, vous y retrouverais toutes les informations nécessaires pour faire le bon choix. Le 1er épisode, sera consacré aux fondamentaux et le 2nd au déploiement des outils.

Au programme cette semaine, nous aborderons : 

  1. Introduction : les outils de communication interne au service d’une stratégie.
  2. Le but des outils de communication interne
  3. Une présentation des outils

I – Introduction : les outils de communication interne au service d’une stratégie.

Dans cet article, je vous expliquais l’importance de mettre en place une stratégie de communication interne, dans le but, de vous permettre :

  • De gagner du temps,
  • De délivrer un message pertinent
  • D’obtenir une véritable cohérence dans vos actions. 

Choisir ses outils, fait partie des 6 étapes fondamentales dans la construction d’une stratégie de communication interne efficace. Elle se construit dans la durée et se nourrit au quotidien, cela demande de l’investissement.
Pour bien comprendre cette notion “d’engagement”, j’aime faire la comparaison avec un couple.

«  Il faut entretenir la flamme pour garder le lien »

Et pour ce faire, on y consacre du temps, pour qu’il soit créé et renforcé.
Pour y parvenir, 3 choses à faire :

LA FAIRE VIVRE – LA METTRE A JOUR – L’ALIMENTER REGULIEREMENT

Afin d’être certain, de ne pas passer côté de quelque chose. Ainsi, vous apporterez au sein de votre structure :

  • Dynamisme,
  • Cohésion d’équipe,
  • Culture d’entreprise
  • Fluidité dans la diffusion de vos informations.

N’oublions pas qu’une bonne stratégie de communication interne, doit inclure tout le monde, en respectant les besoins de chacun et en utilisant des outils adaptés.

Vos outils de communication interne sont au service de votre stratégie et de vos objectifs, non l’inverse.

💡 Pour qu’ils soient adaptés à votre structure, 3 fondamentaux à respecter :

👉 Comprendre les besoins votre entreprise et de vos collaborateurs
C’est la base !
Vous ne pouvez pas mettre en place des outils, sans passer par un audit interne.
Je suis désolée, mais il est impossible d’y échapper. Le mot audit, peu parfois faire peur, mais vous devez connaître sur le bout des doigts, les besoins de vos collaborateurs et le fonctionnement de votre structure.

Ce n’est pas sur des suppositions que l’on choisira les outils les plus adéquats.

Pour ce faire, plusieurs possibilités s’offrent à vous : sondage, interview, entretiens.
A vous de choisir le(s) outil(s) qui vous conviendra le mieux.

👉 Etablir des objectifs clairs
Pour choisir les bons outils, vous devez connaître quelle direction vous souhaitez prendre et pourquoi la prendre, afin d’adapter vos outils aux besoins de votre entreprise. 

Ainsi, il sera plus simple pour vous de déterminer, quelles sont les priorités et quels outils mettre en place.

Sans ça, ce sera la cacophonie et ça partira dans tous les sens. Perte de temps, de budget, quiproquos à cause des problèmes de communication et d’organisation.

👉 Impliquer vos collaborateurs
C’est le meilleur moyen, pour qu’ils acceptent de les utiliser.
En impliquant vos collaborateurs, cela leur permettra de comprendre le but des outils et de faciliter leur mise en place.

On a tous besoin de se sentir impliqué et de connaître le pourquoi.

Pour y parvenir, on réalise le déploiement avec eux, en s’aidant avec la mise en place de groupe de projet et de tableaux de bord.

II – Pourquoi mettre en place des outils de communication interne ? 

Les outils de communication interne ont 5 objectifs :

  1. Assurer une circulation fluide de l’information,
  2. Favoriser les échanges entre les services et les collaborateurs,
  3. Aider à véhiculer les valeurs de l’entreprise,
  4. A encourager le partage d’informations,
  5. A favoriser le travail collaboratif.

Le choix des bons outils de communication interne, permet d’améliorer le bien-être des collaborateurs. Si vous réussissez à atteindre ces 5 objectifs, vos collaborateurs viendront au bureau avec le sourire le matin et seront beaucoup plus productifs.

Car ils se sentiront écoutés et considérés. Cela contribuera au développement d’une bonne ambiance au sein de votre structure et sera les prémices d’une culture d’entreprise.

Pour atteindre ces objectifs, les outils de communication interne se reposent sur 4 axes.

FORMER – INFORMER – MOTIVER – FEDERER

Former: pour permettre à vos salariés de monter en compétences et d’améliorer l’expertise de votre entreprise.

Informer : pour que tous vos collaborateurs aient connaissance de l’actualité de votre entreprise.
Faire en sorte qu’ils puissent accéder facilement aux données et aux documents nécessaires pour avancer.

Motiver : Pour Booster vos employés et leur donner envie de venir bosser chez vous ! Vous gagnerez en productivité et améliorerez votre marque employeur.

Fédérer : Créer / donner un sentiment d’appartenance en capitalisant sur des valeurs communes, pour créer une culture d’entreprise.

III – Présentation des outils de communication interne

Il existe une multitude d’outils, afin de se repérer plus facilement je les ai répertoriés en 6 catégories : 

  1. Les basiques
  2. Les outils pour fédérer / intégrer
  3. Les outils pour informer
  4. Les outils pour échanger
  5. Les outils pour collaborer
  6. Les outils pour remonter l’informations

👉 1 – Les basiques
Les réunions, les notes de service, l’affichage, les mails, l’agenda partagé.

Pour moi, ce sont les fondamentaux pour commencer à communiquer en interne.
Les avantages de ces outils, c’est qu’ils :

  • Ne demandent pas un gros budget,
  • Se mettent rapidement en place,
  • Qu’il n’y a pas besoin d’une grande expertise pour les déployer,
  • Ils font leur job en informant vos salariés.

Dans le concret, ces outils demandent de la régularité et un minimum d’organisation.
C’est comme pour la morning routine : une fois qu’elle est mise en place et que vos collaborateurs ont pris l’habitude de les utiliser, ça roulera comme sur des roulettes.

👉 2 – Les outils pour fédérer / intégrer
Les teams building, les séminaires, les conventions, les petit déj’, les activités intra-entreprise, le kit de bienvenue, les journées d’intégration.

Rien ne vaut qu’un bon événement pour réunir les collaborateurs ! Il y en a pour tous les budgets et pour toutes les envies.

“La seule limite existante est votre imagination.”

Le but de ces outils, est de montrer votre reconnaissance envers vos collaborateurs et de les intégrer à votre culture d’entreprise. N’oublions pas que l’union fait la force.

👉 3 – Les outils pour informer
Le blog d’entreprise, le journal interne, la newsletter, les RSE (Réseau Social Entreprise), les réunions, l’affichage,  les notes de service, les mails, intranet.

Ces outils sont là, pour apporter l’actualité de l’entreprise à vos collaborateurs au même moment. Généralement, on y partage tout ce qui touche au quotidien de l’entreprise.

Par exemple : les nominations, les nouveaux projets, leur avancée, les événements, les nouveaux contrats, …

Leurs buts, étant :

  • De faire vivre votre entreprise,
  • D’éviter les bruits de couloir,
  • D’informer vos collaborateurs de la vie de votre business. 

Comme pour les basiques, il n’y a pas forcément besoin de gros budget. Le secret est dans la régularité.

👉 4- Les outils pour échanger
Le tchat, la visio, les RSE (Réseaux Social Entreprise), les réunions, les discussions instantanées, les mails.

Ces outils permettent de faciliter le quotidien de vos salariés. N’ayez pas peur les utiliser !
Ça ne réduira pas la productivité de vos employés bien au contraire. Ils pourront plus facilement échanger sur leur projet et ne se perdront plus dans leurs mails.

Néanmoins, afin d’éviter toute dérive et débordement, il est important d’établir avec eux une charte de bonne conduite.

👉 5 – Les outils pour collaborer
Le tchat, le cloud, la visio, l’agenda partagé, les wikis, les outils de gestion, les groupes de projet, les suites de bureautiques partagées,

Parfait pour la gestion de projet, ces outils vont changer le travail en équipe. Répartitions des tâches, suivi du projet, échange, partage des données, tout est répertorié au même endroit pour vous permettre de gagner en productivité.

💡 Pour en savoir plus, sur les outils collaboratif c’est par ici.

👉 6 – Les outils pour faire remonter l’information
Les feedbacks, les audits, les outils d’enquête, la boite à idées, les événements.

Ces outils, seront pour vous une mine d’or d’informations. Sans eux, il vous sera difficile de communiquer correctement et d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs. Connaître les besoins de vos salariés, vous permettront de communiquer de manière pertinente, pour ne pas créer de frustration chez eux.

Pour conclure, en fonction des outils et de la taille de votre entreprise, leur mise en place vous demandera plus ou moins de temps et de difficulté.

Pour vous aider à faire votre choix, j’ai créé pour vous des fiches outils classées par catégories.
Où pour chacun des outils j’y détails les avantages, les inconvénients et leur difficulté de déploiement.

✨ Pour les obtenir, c’est cliquer ici.

J’espère que ce podcast et cet article vous auront plu.
Je reste à votre disposition pour de plus amples informations.

Angélique Nagels
Angélique Nagels

Pipelette à lunette, rémoise et passionnée par son métier, j'ai passé 5 ans derrière les bancs d'écoles de communication et 5 autres à travailler pour des PME. Aujourd'hui, je suis à votre disposition pour vous conseiller dans votre stratégie de communication. L'important pour moi, partager avec vous mon savoir-faire !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.