5 outils pour faciliter le travail collaboratif en télétravail

Depuis 1 an, le télétravail s’est instauré dans les entreprises. 4 à 5 jours, est l’objectif annoncé par Jean Castex lors de son allocution le 18 mars dernier.

Bien qu’il ait de nombreux avantages, comme plus d’autonomie et de productivité, de baisse de la fatigue et du stress. Certains inconvénients pointent le bout de leur nez, avec un risque d’isolement social et d’une perte d’esprit d’équipe.

Pour y remédier et continuer à gérer vos projets comme des chefs et à garder le lien avec vos collaborateurs.
Je vous propose dans cet article, 5 outils pour faciliter le travail collaboratif en télétravail.

1️⃣ L’agenda partagé

2️⃣ Le saaS ou logiciel en tant que service (cloud)

3️⃣ Les discussions instantanées 

4️⃣ Les suites de bureautiques partagées

5️⃣ Les outils de gestion

Pourquoi utiliser les outils de travail collaboratif ?

Ces outils ont pour but, d’optimiser l’organisation de vos projets et d’apporter les informations nécessaires à vos collaborateurs pour leur épanouissement professionnel.
Ils permettent de :

✓ Partager l’information,
✓ De centraliser les échanges,
✓ D’améliorer la communication entre vos collaborateurs,
✓ De communiquer en temps réel,
✓ De structurer les informations et les projets de l’entreprise,
✓ De gagner du temps,
✓ De gagner en efficacité.

1️⃣ L’agenda partagé

Déjà très répandu en entreprise, l’agenda partagé est l’un des outils les plus simple à déployer au sein de sa structure.

Il fait partie des prérequis pour un travail collaboratif organisé.

Il permet :
✓ De structurer l’organisation du travail de groupe,
✓ De programmer les réunions d’équipes ou de projets,
✓ D’aider les managers à mieux répartir le travail.

Pour n’en citer que deux Google Calendar et Outlook font parfaitement le job.

Peu coûteux, l’agenda partagé vous facilitera l’organisation de votre quotidien.

2️⃣ Le SaaS ( Logiciel en tant que Service) – Cloud

Avec les plateformes telles que Google drive, DropBox, Ondrive, pour ne citer que les plus connues.

Il est aujourd’hui facile, de partager et de stocker les fichiers, les documents,… avec ses équipes.

Dans le cadre d’un travail collaboratif, les clouds vous permettront de :
✓ Partager les informations avec vos équipes, partenaires, clients,
✓ Centraliser les informations,
✓ De mettre à disposition la documentation corporate, commerciale, auprès de vos collaborateurs,
✓ De ne plus avoir de rétention ou de perte d’informations entre les services et les équipes.

Très peu onéreuse, les saaS sont souvent intégré ou proposé avec la majorité des logiciels de gestion de projet.

3️⃣ Les discussions instantanées 

Avec l’arrivée des confinements dans nos vies, il a fallu trouver un nouveau moyen de communiquer. Les discussions instantanées, ont été l’un des moyens les plus pertinents, pour réussir à ne pas rompre le lien avec notre vie professionnelle.

Les applications telles que Teams, Slack, Skype, Zoom, ont permis de faciliter la communication au sein des équipes et de l’entreprise.

Bien que le mail, soit encore l’un des moyens favoris pour communiquer en entreprise. Il est aujourd’hui, nécessaire de favoriser les discussions instantanées. 

Elles permettent :
✓ Des échanges en temps réel,
✓ De faciliter la remontée d’information,
✓ De maintenir les liens,
✓ De personnifier les échanges.

4️⃣ Les suites de bureautiques partagées

Les suites bureautiques, éditeur de texte, tableur,… font partie aujourd’hui des “basiques” au sein des entreprises.

Aujourd’hui, plus de limite de partage et de collaboration sur les outils. Avec des solutions comme Office 365 de Microsoft ou Google Workspace, les tâches de notre quotidien prennent aujourd’hui une nouvelle dimension.

Elles permettent :
✓ De garder les documents toujours à jour,
✓ D’éviter la multiplication des enregistrements d’un seul et même document,
✓ De suivre en temps réel les modifications,
✓ De faciliter le travail à distance, sans avoir à gérer les droits d’accès.

5️⃣ Les outils de gestion

Pour terminer ce petit top 5 des outils collaboratifs, je ne pouvais pas faire cette liste (non-exhaustive) sans vous parler des outils de gestion.

Selon moi, c’est la meilleure solution pour gérer vos projets à distance.

Ils permettent de :
✓ Partager des idées,
✓ D’organiser les réflexions,
✓ De structurer les projets,
✓ D’avoir un suivi et une vue globale sur les projets en cours,
✓ D’engager vos collaborateurs.

Ces solutions, comme Trello, Notion (petit comparatif des 2 applications dans cet article), permettent d’organiser, de réorganiser, d’orchestrer facilement vos projets d’entreprise de manière très visuelle.

💭 Et vous, avez-vous déjà l’un de ces outils dans votre entreprise ? 
Je serais ravie que vous me partagiez vos avis en commentaire ! 😉

Angélique Nagels
Angélique Nagels

Pipelette à lunette, rémoise et passionnée par son métier, j'ai passé 5 ans derrière les bancs d'écoles de communication et 5 autres à travailler pour des PME. Aujourd'hui, je suis à votre disposition pour vous conseiller dans votre stratégie de communication. L'important pour moi, partager avec vous mon savoir-faire !

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