5 astuces pour organiser et structurer sa communication interne au sein de son entreprise.

Vous le savez, pour que votre communication interne fonctionne, il faut une stratégie, mais aussi être constant. Et le meilleur moyen pour y parvenir est de la structurer. Et ça, c’est beaucoup plus facile à dire qu’à faire !

Entre l’activité principale de l’entreprise et le manque de temps, on peut être vite dépassé.

Pour ne pas que cela se produise, je vous propose dans cet article 5 tips pour vous aider à organiser et structurer la communication interne de votre entreprise.

1- On anticipe 

Ce que l’on peut anticiper ! Je ne cesse de le dire, les plannings, c’est la vie 😁

Pourquoi ?

👉 Tout d’abord, ça génère moins de stress,

👉 Ensuite ça permet de suivre précisément l’avancement de ses projets et de ses tâches à effectuer dans son quotidien,

👉 Pour finir, terminer les oublies sur les informations à communiquer, 

Comment procéder ?

Il n’y a pas de “règles prédéfinies” pour la mise en place d’un planning. Mais généralement, cela se fait en plusieurs étapes :

1️⃣ On écrit en vrac les projets, les événements et les marronniers* qui vont avoir lieu durant l’année.

2️⃣ Pour chacun des projets : on vide son cerveau.
On note toutes les tâches à effectuer pour la réalisation et la communication de ce projet.

3️⃣ On classe les tâches par ordre de priorité.

4️⃣ On les range par ordre chronologique.

5️⃣ On fixe les dates de début et de fin prévisionnelle pour chacune des tâches.

N’oubliez pas 1 projet à la fois


💡 En déterminant vos projets, il sera plus simple pour vous de poser, le quand, le qui, le pourquoi, le comment et le combien.
Des réponses nécessaires pour une communication interne pertinente et compréhensible.

* Les marronniers, sont des événements qui se reproduisent à date fixe. 

2 – On structure ses pensées

Lorsqu’on est chef(fe) d’entreprise, assistant(e), chargé(e) de com’ ou encore RH, beaucoup d’idées nous viennent en tête.
Bien souvent, le plus difficile n’est pas d’avoir les idées, mais de les structurer pour pourvoir les mettre en application.

Comment procéder ? 

Personnellement, pour m’aider, je note toutes mes idées dans un carnet, pour ne pas les oublier.
Ce que je pose par écrit, n’est plus dans ma tête 👉 donc moins de charge mentale. 💆‍♀️

Ensuite, je m’aide d’outils, tels que le Mind Mapping (Carte Mentale) ou le Sketchnoting.

C’est deux méthodes, ce base sur l’aspect visuel. Elles permettent de structurer ses idées et de valoriser les informations utiles dans son projet via des connexions les unes avec les autres.
Voici une brève présentation des 2 outils :

💡 Le sketchnoting est une manière créative de prendre des notes et d’organiser les informations. On transforme ses mots et ses idées en image simple et spontanée, accompagné de texte court. 

👉 Il favorise d’avantage la créativité que le Mind Mapping,

👉 Il y a peu de contraintes dans son utilisation et permet de stimuler le lâcher prise.

💡 Le Mind Mapping est une représentation visuelle des idées et des informations sous forme de schéma appelé Mind Map. 

👉 Il renforce la puissance cognitive,

👉 Respecte le fonctionnement de notre cerveau.

Personnellement, étant très visuelle, je préfère le sketchnoting, il me permet de structurer mes idées, de faciliter mon cheminement et de développer ma créativité.
Ils ont tous deux leurs avantages, à vous de tester et d’approuver celui qui vous conviendra le mieux. 

3 – On s’aide d’outils

Oh non ! Encore des outils ? 

Eh oui ! Parce qu’on ne peut pas tout retenir et que la vie est plus belle, lorsque l’on facilite son quotidien. 

Les outils de gestion de projet, permettent de partager des informations avec ses collaborateurs et de structurer votre communication interne. Ces dernières années, j’ai pu en tester 2 : Trello et Notion.

Afin, que vous puissiez vous faire un premier avis sur ces outils, j’ai réalisé un bref récapitulatif de ces 2 plateformes 👇

Personnellement, j’utilise l’application Notion dans mon quotidien. 
Ce que j’aime, c’est de pouvoir partir d’une feuille blanche et de façonner l’outil selon ma propre logique. Tout est possible !

Comme pour la partie « structurer ses pensées » 👉 Choisissez l’outil, avec lequel vous vous sentirez le plus à l’aise. 

4 – On créer des process

Je sais que le mot process, peut faire peur, mais il n’y a rien de mieux pour professionnaliser et structurer votre communication interne.

Pourquoi  ?

Les process vous permettront de :

👉 Gagner en efficacité :  ne plus avoir à se poser la question du comment, du pourquoi et du pour qui, lorsque vous devrez communiquer une information au sein de votre entreprise.

👉 De vous assurer de la bonne exécution des supports de com’ : imaginez la personne en charge de la communication interne s’absente. Aucun problème ! Toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la com’ sont déjà posées, il n’y a plus qu’a.

👉 D’obtenir des résultats constants : mettre des mots sur la façon de communiquer en interne, permet de structurer et de connaitre dans quel contexte, utiliser tel outil.

5 – On sensibilise

Vos collaborateurs, sont les premiers concernés par les informations de votre entreprise. La meilleure façon, pour que votre communication soit pertinente est d’impliquer vos collaborateurs :

👉 On met en place des formations sur les outils de communication existants au sein de l’entreprise.

👉 On collabore avec ses employés sur la mise en place des nouveaux projets.

👉 On demande leurs avis, sur les outils de communication utilisés, sur les informations diffusées…

💡 Ainsi, vos collaborateurs se sentiront considérés et par conséquent, plus enclin à recevoir les informations et à s’impliquer dans la vie de l’entreprise.


💭 Et vous, avez-vous déjà mis en place des outils pour votre communication interne ?

Je serais ravie que vous me partagiez vos avis en commentaire ! 😉

Angélique Nagels
Angélique Nagels

Pipelette à lunette, rémoise et passionnée par son métier, j'ai passé 5 ans derrière les bancs d'écoles de communication et 5 autres à travailler pour des PME. Aujourd'hui, je suis à votre disposition pour vous conseiller dans votre stratégie de communication. L'important pour moi, partager avec vous mon savoir-faire !

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